疫情肆虐下,如何運用“遠程法寶”OKR高效辦公和管理?

編者按:在公益課第五講#疫情下企業家遠程辦公管理法寶--OKR#中,OKR敏捷績效管理創始人姚瓊老師講述了疫情危機與遠程辦公、什么是遠程辦公、遠程辦公的優勢和4個關鍵點、如何用OKR實施高效遠程管理以及未來如何建立遠程辦公制度六個方面的問題。同時姚瓊老師也針對大家的問題進行了系統答疑,以下為大家比較關心的10個問題,希望讀完也能對你有所啟發:

1、遠程辦公會是未來趨勢嗎?

這次因為疫情,大家被逼遠程辦公,但未來降低成本是一種趨勢,公司要降低成本,就要減少租金,降低員工福利。比如通過減少正式員工的編制來降低成本,選用一些勞務工、實習生,或者找一些非核心崗位進行外包,這部分人不享受全額的員工福利。 我認為遠程辦公是個趨勢,只是可能沒那么快,但此次疫情加速了大家對這個問題的思考。在美國,目前有超過450萬人在家辦公。如果你的工作是全國化的,像我之前輔導珠海的一家公司,他們在一個島上工作,島上只有兩家公司,但他們的業務是面向全球銷售,對這樣的公司而言,遠程辦公已經是必須的。

2、遠程辦公要注意什么?如何利用工具管理好在家辦公的團隊?如果你是一個領導者,怎么考核員工工作量?

遠程辦公最大的挑戰是員工和員工之間不見面,領導看不到下屬在做什么,完成了多少工作量。此時就需要做好管理,用OKR來做管理。

怎么做?建議現在的工作計劃以每周來算,把每周的工作按OKR格式寫下來:目標是什么?怎么做?什么時候做?每個人必須遞交每周OKR(即每周工作計劃和工作成果的取得)??己藭r,不是考核工作量,而是考核完成的工作質量、工作效率及工作成果,遠程辦公開會要非常頻繁,每周至少開5次,周一開會,“這周要做什么?”每個人寫下每周OKR;周五開會?!斑@周完成了什么?”,自己或團隊根據每周OKR進行評估;中間每天一次會。

3、在家辦公使工作時間不自覺延長,員工容易產生抵觸情緒,工作效率不高,怎么辦?如何調動團隊氛圍?

所謂效率,就是在規定時間內完成任務,可以利用OKR規定好各個時間要做好的事情,包括工作內容,工作時間,上交時間。做完事情后再與大家進行匯報,透明化,互相能夠看到。這樣自覺性就能提高,效率就提升了。

調動團隊氛圍也可以用OKR來解決。O目標就是在遠程辦公期間,大力提升團隊氛圍。有了目標之后,就要計劃對應的KR。比如說每周舉行一次做菜大比拼活動。每家推一個菜,必須自己做,然后上圖對比,將工作和生活融合在一起,組織一些有趣的活動,這樣氛圍就上來了。

4、什么樣的人適合在家辦公?財務、人事這一類可以,銷售、營銷人員有什么方式可以監督他們的工作量?

其實,遠程辦公首先要成為常規工作方式之一。大家都要會,不分人員。有些公司是每周選一天在家辦公,慢慢習慣這樣的辦公方式。

對于銷售人員和營銷人員,他們以移動辦公居多,經常要出差,去客戶那里。這時不是去監督工作量,而是工作的銷量或銷售額更重要。

當然,監督工作也可以使用一些工具,比如釘釘。以及一些銷售軟件工具,確保大家是在工作,而不是在家里玩。

5、OKR是否更適合銷售型公司?對于數據指標不明顯的其他崗位,如市場部門、職能部門等如何運用?

銷售類的公司確實適合做OKR,O是完成銷售目標,KR是怎么去完成?為了完成銷售目標,要做什么工作(銷售過程)。但OKR對職能部門,市場部、IT部、財務部、人力資源部也是適用的。

這些部門主要是做事情、做活動,此時過程管理很重要。假設你是市場部的,本周最重要的工作是什么?怎么去拆解?

活動次數、活動質量、活動效果、活動預算控制等;
如果一個活動持續三個月,那么每個月每周都會有活動的里程碑成果;
活動是否及時完成;

這些都是你要達到的目標,以及最重要的工作和成果。

OKR怎么寫?

關于O目標,公司層級或部門層級的的目標可以從平衡計分卡的4個維度去考慮:

(1)財務目標,成本控制或省錢的目標;

(2)客戶目標,客戶滿意度、客戶投訴等;

(3)內部運營,每個部門都有流程,比如質量部門的質量合格率;

(4)學習和成長,也就是員工的成長。

像這樣從4個維度去拆解OKR,把框架理出來,并根據部門特性靈活變動, 公司里的任何一個崗位,只要工作內容不是天天重復的。我認為都適用OKR。而天天重復的工作用KPI考核就可以。

6、OKR是否更適合人數少的公司?對于人員多、部門多的公司,運用時要注意什么?

美國OKR之父約翰杜爾說過“OKR適合所有公司”,的確,OKR適合所有行業,所有公司,與人數多少無關。谷歌從10個人開始用到現在的8萬人,字節跳動的5萬名員工都在用OKR,百度也是全員在用,OKR是跟人相關的,每個人、每個部門、每個公司都可以制定OKR。當然如果人數比較多,制定OKR就要注意一些問題。

第一,如果公司層級較多,一般來說是由上而下開始寫。從公司戰略開始,用OKR的形式去實現,從公司年度OKR拆解到季度OKR,然后部門開始由上而下認領,部門認領公司的,員工認領部門的,認領時最重要的是層層對齊。比如公司定500萬的銷售額,部門認領下來后,部門分到員工,不能少于500萬,是要對齊的。

第二,由下而上主動提出。員工要主動提出一些OKR來改善自己的工作。所以,由上而下和由下而上這兩部分都要有,這是縱向的對齊,公司對由下而上的部分要特別珍惜,這部分就是創新。

第三,橫向對齊,也就是各部門之間的OKR不能有矛盾。O不能有矛盾,KR要互相配合。記住幾個字:對齊,一致,協作,透明。透明以后事情才能做得好。

7、服務行業目前受影響較大,OKR對類似這種行業有什么幫助?

首先,OKR對所有行業都適用,它是一個目標管理工具,是設立目標,怎么去完成目標的過程。

疫情影響下,服務行業可能暫停營業,而這正是練內功的時候,要去思考未來在客戶滿意度、客戶質量、效率等方面怎么做得更好。對服務行業來說,OKR管理可以用在公司管理層,門店店長,以及職能部門(比如人力資源、IT部門等)。

8、傳統制造業公司,適合用OKR嗎?

上面說過OKR適合所有公司,它不僅是目標管理工具,更重要的是作為一種溝通工具和員工自我管理工具來用。所以OKR其實是訓練一種思維模式——聚焦、透明、協作、創新,所以制造業同樣可以用。

那么,制造業里哪些部門適合,哪些不適合用OKR。我一般推薦管理層先用,如果公司想要試點的話,建議在產品研發創新部門先選。第二批可以選擇質量、供應鏈,后臺支持部門等。比如我去企業培訓時,美的創新項目OKR;而TCL、創維、方太,就選研發中心來做,

所以,制造業的公司可以中高管、技術知識型員工,白領員工先用,那些崗位工作特別重復的工人則不建議使用OKR,用簡單的KPI考核。藍領剝離出來,這樣人數上就可以更好的聚焦。

9、關于OKR管理工具,有什么線上工具或模板推薦?

這個看人數而定。人數較少的公司推薦直接使用我梳理的Excel表格模版,簡單明了。 人數多的公司可以助線上工具,

第一種是免費的現有平臺,像釘釘、企業微信、字節跳動的飛書、微軟的TEAMS、谷歌DRIVE等;

第二種是更方便的OKR軟件。比如Teambition、 Worktile、飛書的OKR功能(近期開放)等團隊協作軟件。

10、有什么關于OKR學習的實用書籍推薦?

第1本——《OKR工作法》克里斯蒂娜·沃特克

OKR入門級書,作者是美國的一名產品經理,通過講創業公司的故事來介紹OKR,非常通俗易懂。

第2本——《這就是OKR》約翰·杜爾

適合精讀,由美國OKR之父,谷歌投資人約翰·杜爾撰寫。介紹了谷歌、英特爾以及他投資的很多中小企業創業公司怎么用OKR實現增長,是非常實戰的成功經驗。

第三本——《OKR使用手冊》姚瓊

這本書是我寫的,里面有很多OKR模板,現在在家辦公就可以用起來了,看完可以把每周OKR寫出來,我的目標是什么?這周我要完成什么?要做到什么樣的成果?怎么量化?等等。

結語:

我認為OKR工作法是非常適合遠距離管理的。高效、透明的同時又強調自我管理。當然配合一定的工具,效果會更好。再次強調,疫情期間在家辦公,建議大家用好每周OKR,每周制定兩個O,一個O對應3個KR,即2×3模式。并寫在表上,然后大家一起貼出來,放到釘釘微信群里。

疫情之下,全國人民都有一個共同的O,是大家一起努力抗擊疫情,我相信疫情最終會過去,我們也會恢復到正常的工作和生活中。但更重要的是要去復盤,從這次的損失中學習,吸取教訓,為了更好的明天!

  • 口述:姚瓊(OKR敏捷績效管理創始人),匯編:MBA智庫琉琉。本文由MBA智庫(Mbalib)原創首發,轉載請聯系我們。MBA智庫(ID:Mbalib)管理者專業學習成長平臺,兼具熱點與干貨,頂尖管理知識、進階職場指南。APP、頭條號、微博@MBA智庫。
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